• 현재위치

    [ 유진 NOW ]
  • 입력 2016.06.08 08:06

직장인 정시퇴근을 위한 Tip!

정시퇴근을 위한 효율적인 업무처리 요령

직장생활을 하다 보면 업무량이 많아 야근을 하게 되는 경우가 다반사입니다. 야근을 하게 되면 다음날 업무 처리 능력이 떨어지게 되고 그러면 다시 야근을 하게 되는 등 악순환이 지속되는데요. 유진에버가 유진가족 여러분들의 건강한 직장생활을 위해 효율적으로 일할 수 있는 간단한 Tip을 공유합니다. 오늘부터라도 한 번 실행해 보는 것은 어떨까요?

1. 하루 업무 시작 전 계획 세우기
혹시 처리할 업무가 많아 출근하자마자 생각나는 업무를 바로 처리하시나요? 출근 후 바로 업무를 하면 효율적이고 시간을 절약해 정시퇴근을 할 수 있을 것 같지만, 안타깝게도 이러한 습관은 좋지 않다고 합니다. 업무 시작 전 1분이라도 미리 계획을 세우는 것이 약 10분 정도의 업무시간을 줄여줄 수 있다고 하네요. 또 계획을 세울 때는 일의 중요도 및 우선순위를 정해 세우는 것이 중요합니다.

2. E-mail의 노예가 되지 말자
직장인들 중 실시간으로 E-mail을 확인하는 분들이 많이 있습니다. 유진가족 분들 중에서도 스마트폰을 활용해 실시간으로 E-mail로 업무를 처리하는 분이 많으실 것 같은데요. ‘Think UP’의 창립자 Gina Trapani는 이러한 습관이 굉장히 좋지 않은 습관이라고 지적했습니다. 실시간으로 메일을 확인하면 곧바로 답장을 해야 될 것 같은 기분이 들고, 이렇게 업무를 처리하다 보면 놓치는 부분도 많다고 합니다. 때문에 특정 시간을 정해놓고 메일을 처리하거나 외근 중에는 메일을 확인하되, 급한 건이 아니라면 처리는 사무실에서 처리하는 것이 좋다고 합니다.

3. 90분마다 휴식 취하기
90분마다 휴식을 취하기라고 하면, ‘무슨 업무 시간에 휴식이야? 그럴 시간에 일 해야지!’라고 생각하실 수 도 있습니다. 하지만 업무 효율성을 높이기 위해서는 90분마다 휴식을 취하는 것이 중요하다고 합니다. 물론 이 주장은 과학적 근거에 따른 주장입니다. 인간의 에너지는 90분 주기로 작동을 한다고 하기 때문에 90분이 이상 쉬지 않고 일을 하게 되면 집중력이 급격히 낮아지고 빨리 지치게 된다고 합니다. 90분 동안 집중해서 일을 했다면, 잠시 스트레칭을 하거나 화장실이라도 다녀오는 것은 어떨까요?

4. 효율적인 정보관리
보고서를 쓰는 등 업무를 처리하는 중에는 꼭 ‘분명 어디에서 봤는데..’라는 생각이 들곤 합니다. 이런 일을 방지하기 위해서는 정보를 효율적으로 관리하는 것이 중요합니다. 평소 A와 관련된 일을 하다가 B에 도움에 될 것 같은 정보를 우연히 발견했을 때는 인터넷의 경우 링크를 저장해두던지 텍스트로 정리해두는 것이 좋습니다. 간혹 중요한 정보를 캡처를 해서 정리하시는 분들도 계신데, 이런 경우 급하게 필요할 때 찾기 어려우니 가급적이면 텍스트화 되어있는 액셀, 워드 등을 사용 하는 것이 좋습니다. 특히 액셀의 경우 각 업무별 시트를 만들어서 정리해두면 파일 하나에서 간편하고 빠르게 정보를 얻을 수 있습니다.

5. 나만의 툴을 찾아라
본인의 업무 스타일에 맞는 업무 툴을 찾는 것도 업무시간을 단축하는데 큰 역할을 합니다. 최근에는 구글독스를 활용하는 직장인들도 많아졌는데요, 스마트폰이 대중화된 만큼 언제 어디서나 자료를 확인하고 수정이 가능하기 때문입니다. 이외에도 원격 컴퓨터 활용이 가능한 Team Viewer등도 직장인들에게 인기 있는 프로그램 중 하나입니다.

6. 때로는 거절하는 일도 필요하다.
모든 요청에 무조건 ‘Yes’라고 말하는 사람이 과연 업무효율이 높을 수 있을까요? 때로는 과감하게 ‘No’라고 말할 수 있어야 합니다. 무작정 일이 많으니, 귀찮아서 ‘No’라고 이야기 하는 것이 아니라, 거래처의 과도한 요구라든지 과도한 업무량으로 기간 내에 일을 끝내기 어려울 때는 미리 처리가 힘들 것 같다고 미리 이야기 하는 것이 필요합니다. 끝내지도 못할 일에 매달리면 일은 일대로 끝내지 못하고 시간은 시간대로 낭비하게 되니 자신의 업무능력을 파악하고 이에 맞춰 업무에 임하는 것이 좋겠죠?

저작권자 © 유진에버 무단전재 및 재배포 금지
목록보기
이 기사를 공유합니다

개의 댓글

0 / 400
댓글 정렬
BEST댓글
BEST 댓글 답글과 추천수를 합산하여 자동으로 노출됩니다.
댓글삭제
삭제한 댓글은 다시 복구할 수 없습니다.
그래도 삭제하시겠습니까?
댓글수정
댓글 수정은 작성 후 1분내에만 가능합니다.
/ 400

내 댓글 모음

UPDATED NEWS